Steuergesetze sind nicht in Stein gemeißelt.
Sie ändern sich laufend! Diese Rubrik bringt Sie stets auf den aktuellen Stand. Über wesentliche Details informieren wir Sie außerdem gerne im persönlichen Gespräch.
Themenbeitrag aus der Bibliothek
Ausstellung von Rechnungen - Erforderliche Angaben in einer Rechnung
Grundsatz zur Rechnungsausstellung
Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug zugelassen wird, muss sie strenge
Anforderungen erfüllen.
Pflichtangaben in der Rechnung
Eine Rechnung kann aus einem oder mehreren Dokumenten bestehen. Die
Gesamtheit aller Dokumente, die die nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG)
geforderten Angaben insgesamt enthalten, bildet die Rechnung.
In einem Dokument fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten
enthalten sein. In dem Dokument sind alle anderen Dokumente zu bezeichnen,
aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben.
1. Name und Anschrift In der Rechnung sind der Name und die Anschrift des leistenden
Unternehmers und des Leistungsempfängers jeweils vollständig
anzugeben.
Wichtig: Dem Leistungsempfänger steht der Vorsteuerabzug nur
dann zu, wenn aus dem Abrechnungspapier der leistende Unternehmer
eindeutig und nachprüfbar festzustellen ist.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Der leistende Unternehmer muss in der Rechnung entweder die ihm vom inländischen
Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen
erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in seiner Rechnung angeben. Im
Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und nicht
die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Ein nach dem
31.12.2003 geschlossener Vertrag über Dauerleistungen z. B. Miet-,
Pacht- oder Leasingverträge erfüllt die Anforderung des UStG
nur, wenn er die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Id-Nr. des leistenden
Unternehmers enthält.
3. Rechnungsdatum
Damit eine Rechnung einer Periode zugeordnet werden kann, muss sie das
Ausstellungsdatum enthalten.
4. Rechnungsnummer
Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt
werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Im Fall
der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftaussteller
zu vergeben.
5. Beschreibung der Leistung bzw. Lieferung
Die erbrachte Leistung bzw. Lieferung muss in der Rechnung so beschrieben
werden, dass sie bezüglich Objekt, Zeitraum, und Umfang eine
eindeutig und leicht nachprüfbare Identifizierung ermöglicht.
Eine allgemeine Angabe wie z. B. "Technische Beratung" führt
zum Versagen des Vorsteuerabzugs.
Das Abrechnungspapier muss Angaben enthalten, welche die eindeutige
Identifizierung der abgerechneten Leistung bzw. Lieferung ermöglichen.
Der Aufwand zur Identifizierung derselben muss dahingehend begrenzt sein,
dass die Rechnungsangaben eine leicht nachprüfbare Feststellung der
Leistung bzw. Lieferung ermöglichen, über die abgerechnet wurde.
6. Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung und der Vereinnahmung des
Entgelts
In der Rechnung ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
anzugeben. Das gilt auch bei der Vereinnahmung des Entgelts oder eines
Teils des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Leistung,
sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung jeweils feststeht und nicht mit dem
Rechnungsdatum identisch ist.
Soweit periodisch wiederkehrende Zahlungen im Rahmen eines
Dauerschuldverhältnisses in der Höhe und zum Zeitpunkt der
vertraglichen Fälligkeiten erfolgen und keine ausdrückliche
Zahlungsbestimmung vorliegt, ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus
Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode,
in der sie geleistet wird.
Wichtig: Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 17.12.2008 ist
in einer Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung auch dann zwingend
anzugeben, wenn er mit dem Ausstellungsdatum identisch ist.
7. Entgelt
In der Rechnung sind die jeweiligen Entgelte aufgeschlüsselt nach
Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt anzugeben. Zusätzlich
ist jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts - sofern sie nicht
bereits im Entgelt berücksichtigt ist - anzugeben. Dies bedeutet im
Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im
Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung
nicht feststeht, dass in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung
hinzuweisen ist.
8. Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
In der Rechnung ist der Steuersatz sowie der auf das (Netto-)Entgelt
entfallende Steuerbetrag oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis
darauf und den Grund derselben anzubringen. Dabei reicht eine Angabe in
umgangssprachlicher Form, z. B. "Ausfuhr", "innergemeinschaftliche
Lieferung", "steuerfreie Vermietung", "Krankentransport"
aus.
9. Gutschrift
Bei Ausstellung einer Rechnung durch den Leistungsempfänger muss die
Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnung seit 1.7.2011
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden durch Änderungen im
Umsatzsteuergesetz mit Wirkung ab dem 1.7.2011 die bislang sehr hohen
Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen
reduziert. So kann z. B. auf eine qualifizierte elektronische Signatur
verzichtet werden.
Besonderheiten
Reiseleistung/Differenzbesteuerung: Der bisherige Hinweis "Differenzbesteuerung
nach § 25 (oder § 25a UStG)" ist - je nach Sachverhalt -
zwingend um die Angaben "Sonderregelung für Reiseleistungen"
bzw. "Gebrauchsgegenstände/Sonderregelung" bzw. "Kunstgegenstände/Sonderregelung"
bzw. "Sammlerstücke und Antiquitäten/Sonderregelung"
zu ergänzen.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers/Reverse-Charge-Verfahren:
Beim sog. Reverse-Charge-Verfahren (betroffen können u. a.
Bauleistungen, Leistungen an ausländische Unternehmer sein) schuldet
der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Führt demnach ein
Unternehmen Leistungen aus, die unter das Verfahren fallen, muss die
Rechnung zwingend die Angabe "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
enthalten. Auch der Begriff "Reverse Charge" ist zusätzlich
erlaubt und für Rechnungen an ausländische Unternehmer
anzuraten.
Fristen für die Rechnungsausstellung: Rechnungen für
innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen an Unternehmer
in einem anderen Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren) müssen bis
zum 15. des Folgemonats (= Monat der Umsatzausführung) ausgestellt
werden.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10
Jahre. Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen,
sind elektronische Rechnungen zwingend digital während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen
mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal
beschreibbare CDs und DVDs.
Bitte beachten Sie! Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung
"nur" als Papierausdruck ist nicht zulässig!
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
Besteht eine Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privatpersonen
(Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück), muss der
Unternehmer den Leistungsempfänger in der Rechnung auf dessen
Aufbewahrungspflicht hinweisen.
Hierbei ist es ausreichend, wenn in der Rechnung ein allgemeiner Hinweis
enthalten ist, dass eine Privatperson diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg
oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren
hat.
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