Steuergesetze sind nicht in Stein gemeißelt.
Sie ändern sich laufend! Diese Rubrik bringt Sie stets auf den aktuellen Stand. Über wesentliche Details informieren wir Sie außerdem gerne im persönlichen Gespräch.
Themenbeitrag aus der Bibliothek
Archivierung von Rechnungen/Lieferscheinen bzw. Onlinekontoauszügen auf CD
Rechnungen sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
bzw. bei Verwendung als Buchungsbeleg aufzubewahren. In Papier empfangene
Rechnungen können dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger
oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt u. a.
voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Originaleingangsdokument übereinstimmt.
Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke
(Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen
etc.) erhalten bleiben. Aufzubewahrende Unterlage kann folglich nur die
Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der
jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig
davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich
Vermerke angebracht hat.
Weiterhin ist zu bemerken, dass u. a. Voraussetzung für den
Vorsteuerabzug das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der
Vorsteuerbuchung ist.
Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten
eines Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde
seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die
Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des
aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.
Häufig bekommt der am
Homebanking-Verfahren teilnehmende
Bankkunde vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt.
Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt
der Buchführungspflichtige den bestehenden Aufbewahrungspflichten
nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das
originär digitale Dokument handelt.
Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist
es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren
Datenträger zu archivieren.
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